Transport w rękach handlowca. Wygodne rozwiązanie czy ukryty koszt?

Transport w rękach handlowca. Wygodne rozwiązanie czy ukryty koszt?

Transport w rękach handlowca

W wielu firmach organizacja transportu spada naturalnie na handlowca. To on prowadzi rozmowy z klientem, zna szczegóły zamówienia i tworzy ofertę handlową, więc dorzuca do niej koszt dostawy. Logiczne, wygodne, sprawdzone. Problem w tym, że to pozorna wygoda.

Za każdym razem gdy handlowiec wysyła zapytania do przewoźników, czeka na odpowiedzi, porównuje stawki i negocjuje warunki, traci czas, który mógłby przeznaczyć na sprzedaż. Przy jednej czy dwóch wysyłkach w miesiącu trudno to zauważyć. Gdy sprzedaż rośnie, ten nawyk zaczyna realnie kosztować firmę.

W tym artykule pokazujemy, ile godzin miesięcznie handlowcy tracą na logistykę, jak przekłada się to na utracone przychody i co firmy zyskują, gdy transport przejmują specjaliści.

Dlaczego to rozwiązanie wydaje się logiczne? Transport w rękach handlowca

W firmach, które nie mają działu logistyki, ktoś musi zorganizować wysyłkę. Najczęściej robi to osoba, która ma kontakt z klientem, zna produkt i musi szybko podać cenę z dostawą. Obowiązek logistyczny trafia więc naturalnie na biurko handlowca.

Z perspektywy właściciela firmy wygląda to rozsądnie. Nie trzeba budować dodatkowej struktury, zatrudniać logistyka ani komplikować organizacji. Handlowiec i tak rozmawia z klientem, więc może „przy okazji” dopiąć transport.

Przy małej skali to podejście rzeczywiście ma sens. Problem w tym, że wiele firm nie zauważa momentu, w którym przestaje ono działać.

Transport to nie jeden telefon (Transport w rękach handlowca)

Organizacja transportu bardzo rzadko sprowadza się do pojedynczego kontaktu. To cały ciąg małych zadań: zebranie parametrów ładunku, sprawdzenie dostępności auta, negocjowanie stawki, ustalenie godzin załadunku, reagowanie na opóźnienia, informowanie klienta o statusie, pilnowanie dokumentów.

Pojedynczo żadna z tych rzeczy nie zabiera dużo czasu. Problem w tym, że razem zajmują handlowcowi sporą część dnia.

Każdy telefon do spedytora w sprawie transportu to wyrwanie handlowca od pozyskiwania klientów, tworzenia ofert czy domykania sprzedaży. Za każdym razem potrzebuje chwili, żeby wrócić do swojego rytmu.

Nikt tego nie zauważa od razu. Nie ma jednego momentu, w którym coś się psuje. Jest za to mniej wykonanych telefonów, mniej follow-upów, wolniejsza reakcja na zapytania i mniej energii w rozmowach z klientami.

Policzmy to na konkretnych liczbach

Załóżmy, że handlowiec poświęca na organizację transportu tylko godzinę dziennie. Przy dwudziestu dniach roboczych w miesiącu daje to 20 godzin pracy.

Jeżeli średni koszt godziny pracy handlowca, uwzględniający wynagrodzenie, składki i koszt stanowiska, wynosi 80 zł, oznacza to miesięczny koszt rzędu 1 600 zł wyłącznie za czas przeznaczony na logistykę. W skali roku to kilkanaście tysięcy złotych na jedną osobę. I to przy założeniu, że handlowiec poświęca na to tylko godzinę, a w praktyce często jest to znacznie więcej.

I to jeszcze nie wszystko. Drugi koszt jest trudniejszy do policzenia, ale w praktyce często większy. To nieoddzwoniony klient, oferta wysłana dzień później, brak konsekwentnego domykania rozmów, mniej inicjatywy w rozwijaniu relacji.

Tego nie widać w żadnym raporcie, ale właśnie tam znika największa część potencjalnego przychodu.

Czego właściciel często nie widzi

Z perspektywy właściciela wszystko może wyglądać poprawnie. Towar wyjeżdża, klient otrzymuje dostawę, faktura zostaje wystawiona, przychód się zgadza.

Nie widać jednak ile czasu zajęło zorganizowanie transportu, ile razy handlowiec przerwał rozmowę z klientem, ile tematów zostało przesuniętych na później i ile sprzedaży mogłoby się wydarzyć gdyby handlowiec miał pełne skupienie na kliencie.

Transport nie zabija sprzedaży gwałtownie. On ją po prostu rozprasza. A rozproszenie, choć trudne do zmierzenia, ma bezpośredni wpływ na tempo wzrostu firmy.

W pewnym momencie problemem przestaje być koszt frachtu. Problemem staje się to, że firma nie wykorzystuje w pełni swojego działu sprzedaży.

Kiedy to przestaje mieć sens

Moment zmiany pojawia się zwykle wtedy, gdy handlowcy są przeciążeni, oferty wychodzą wolniej niż kiedyś, a coraz więcej spraw wymaga natychmiastowej reakcji. Jeżeli transport zaczyna regularnie przerywać rozmowy sprzedażowe, to znak, że przestał być dodatkiem i stał się osobnym procesem, który ktoś musi ogarnąć.

W tym miejscu warto zadać sobie proste pytanie: czy naprawdę opłaca się, żeby handlowiec zajmował się organizacją transportu?

Nie chodzi o to, żeby sprzedaż nie wiedziała ile kosztuje dostawa. Chodzi o to, żeby odpowiedzialność za organizację transportu była w jednym miejscu, a handlowcy mogli skupić się na tym, do czego zostali zatrudnieni.

Podsumowanie

Handlowiec może organizować transport. Pytanie brzmi czy to najlepsze wykorzystanie jego czasu w rosnącej firmie.

Każda godzina przeznaczona na logistykę to godzina, w której nie dzieje się sprzedaż. W małych firmach jest to często koszt, który nie pojawia się w żadnym raporcie. W dłuższej perspektywie może jednak okazać się jednym z droższych elementów całego modelu pracy.

Jeżeli transport zaczyna zajmować coraz więcej miejsca w kalendarzu handlowców, to nie jest problem ludzi. To sygnał, że firma wyrosła z dotychczasowego sposobu działania.

W momencie gdy transport zostaje przekazany w ręce specjalistów i staje się odrębnym procesem, sprzedaż zaczyna odzyskiwać tempo. I dopiero wtedy widać ile naprawdę kosztowało wcześniejsze robienie tego przy okazji.

Jeżeli chcesz sprawdzić czy w Twojej firmie to już ten moment, zacznij od jednej rzeczy: policz ile czasu handlowcy realnie poświęcają na logistykę każdego tygodnia. Czasami sama odpowiedź na to pytanie wystarczy.